MEMORÁNDUM DE INFORMACIÓN

PARA: Los concesionarios y agencias delegadas de Head Start y Early Head Start

TEMA: Instrumento de Revisión del Programa para la Supervisión de Sistemas (PRISM) para el AF 2006

INFORMACIÓN:

Por lo menos cada tres años, cada programa Head Start y Early Head Start recibe una extensa revisión por la Administración para Niños y Familias (ACF). Dichas revisiones desempeñan un papel trascendental para asegurar que los programas Head Start continúen entregando servicios de alta calidad. Este Memorándum de Información describe brevemente las revisiones hechas en el PRISM para el año fiscal (AF) 2006. La Guía PRISM y el Instumento PRISM del AF 2006 estarán a su disposición en la página web del Head Start Bureau y en la página web de Head Start Reviews: www.headstartreviews.com.

Las versiones del AF 2006 de la Guía PRISM y del Instrumento de PRISM están concebidas para dirigirse a un público que incluye a los jefes de los equipos PRISM, federales y no federales, coordinadores de informes, examinadores y concesionarios. La Guía ofrece orientación a los diversos participantes del proceso de supervisión, mientras que el Instrumento presenta un compendio de instrumentos (p.ej., protocolos, guías de entrevistas y listas de verificación) y formularios concebidos para facilitar este proceso.

CAMBIOS CLAVE EN EL PRISM DEL AF 2006

El Head Start Bureau ha realizado cambios clave en las políticas y procedimientos del proceso del PRISM con el fin de lograr varias metas globales:

• Asegurar una coherencia nacional en la implementación del proceso del PRISM;
• Suministrar resultados claros de todas las actividades de supervisión a los concesionarios, haciendo énfasis en áreas concretas en las que el programa Head Start no esté ateniéndose a los reglamentos Federales y otros requisitos del programa, con el fin de informarles sobre las mejoras del programa; y
• Brindar un sistema nacional para recolectar y mantener todos los datos relacionados con el proceso de supervisión.



Los cambios que se han hecho en el PRISM del AF 2006 reflejan un énfasis en la entrega de informes a los concesionarios, donde se indica claramente cualquier problema de cumplimiento que se haya identificado durante la revisión. En este AF 2006, se hace hincapié en informar acerca de las excepciones en el cumplimiento, para que el Informe de Revisión de Head Start especifique y describa sólo aquellas áreas en las que el programa del concesionario no está cumpliendo con los reglamentos Federales y otros requisitos del programa. Por consiguiente, dicho Informe de Revisión de Head Start consolida la información obtenida anteriormente en la carta de envío y en el informe mismo, en un solo documento, eliminando el informe de los puntos fuertes del programa.

Cambios en el proceso del PRISM
Los siguientes cambios en el proceso del PRISM entran en efecto en el año fiscal 2006:
La revisión en terreno se centrará en la recolección, informe y análisis de los datos. La presentación del concesionario y la reunión de recapitulación ya no tendrán lugar más.Los jefes del equipo Federal no supervisarán las revisiones de su propia región cuando lleven a cabo revisiones en el primer año o cada trienio. Dichos jefes de equipo continuarán, sin embargo, supervisando las revisiones de seguimiento para los concesionarios en las propias regiones de los jefes de equipo Federal.

• Para los concesionarios con agencias delegadas, cada agencia será revisada al mismo tiempo que se hace la revisión de la agencia del concesionario, como parte de la primera revisión y la del trienio.



Cambios en el Instrumento PRISM
Los cambios más significativos en el Instrumento PRISM son, entre otros, la introducción de protocolos para examinar distintas áreas de servicio, un Lista de Verificación Fiscal revisada, la introducción de una nueva Pregunta Central y la eliminación de otra. Los cambios concretos de dicho instrumento son:



• Se presentan protocolos nuevos en las áreas de servicio en torno a las revisiones de la salud, discapacidades, salud mental y desarrollo en la primera infancia. Los protocolos están concebidos para ofrecer un marco global y orientación detallada para ayudar a que los examinadores aborden las normas principales en dichas áreas de servicio.
• La Lista de Verificación Fiscal del AF 2006 continúa con su enfoque basado en el riesgo, pero reorganiza las preguntas en cinco categorías que tienen como objetivo guiar al examinador fiscal en el proceso de recolección de datos. (Las cinco categorías incluyen: los Indicadores de Riesgo Fiscal, Controles internos y supervisión, Responsabilidad fiscal, Informes y Resumen de las Normas.)
• Las Preguntas Centrales han sido revisadas e incluyen una Pregunta Central sobre la Salud Mental, se ha eliminado la Pregunta Central sobre los Resultados de Niño, y se han reorganizado la mayoría de las Preguntas Centrales de las áreas de servicios.
• Los “protocolos” de las entrevistas (denominadas así en el Instrumento PRISM del AF 2005) se llaman ahora “guías” de entrevistas, y las denominadas guías de entrevistas “opcionales” han sido eliminadas de la Guía PRISM del AF 2006.
• Se presenta una lista de verificación del expediente del niño, para facilitar el control de la información durante el proceso de revisión de los expedientes del niño de estudio.



Agradecemos el apoyo y las gestiones de los concesionarios, examinadores y el personal de las Oficinas Regionales en la implementación de los cambios en el sistema de supervisión de los últimos años. Nuestras experiencias y lecciones aprendidas sobre el terreno continuarán orientando nuestras gestiones de refinar el PRISM. La colaboración entre el Head Start Bureau y el personal de las Oficinas Regionales ha sido muy productiva y nunca ha sido más vital para asegurar la implementación exitosa del PRISM. Como siempre, nuestro objetivo para las supervisiones es colaborar con los programas locales para asegurarnos que se entreguen servicios de alta calidad a todos los niños y las familias de Head Start.

Frank Fuentes
Director General en Funciones
Head Start Bureau