INSTRUCCIÓN DEL PROGRAMA:

PARA: Los concesionarios y agencias delegadas de Head Start y Early Head Start

TEMA: Límite de la compensación al empleado

INSTRUCCIÓN:

El proyecto de ley de consignaciones para HHS, aprobado recientemente, incluye una disposición (Sección 205), en el cual se requiere que “ninguno de los fondos consignados para Head Start será usado para pagar la compensación a ninguna persona, ya sea como costo directo o cualquier porción prorrateada como un costo indirecto, en una tasa que exceda el Nivel Ejecutivo II. A partir de enero de 2005, la tasa de compensación de un empleado del Nivel Ejecutivo II es $162,100 por año.

Cada concesionario y agencia delegada de Head Start es responsable de asegurar que se cumpla esta disposición. Esta disposición se aplica al salario y las prestaciones suplementarias de cualquier empleado de un programa Head Start, al cual se le paga, ya sea total o parcialmente a partir de los fondos de Head Start. Los concesionarios pueden pagar a sus empleados cantidades superiores a $162,100, pero no se pueden usar los fondos de Head Start para pagar ninguna porción de tal salario que exceda tal cantidad, lo cual sería superior al límite dispuesto por el reglamento. Debería tomarse en cuenta que el límite de la compensación detallado en la Sección 205 de la ley de consignaciones es amén de los requisitos de la Sección 653 de la Ley de Head Start. Se le advierte a los concesionarios que el incumplimiento de cualquiera de estos requisitos podría llevar a una decisión del rechazo de costos.

Cada concesionario, durante cada año fiscal, debe presentar su solicitud anual para la renovación de los fondos. Esta solicitud deberá demostrar que ninguno de los fondos de su subvención serán usados para remunerar a ningún empleado más de $162,100 (en 2005). Las Oficinas Regionales de ACF (que, para el propósito de esta Instrucción incluyen también las secciones de Indios Estadounidenses, Nativos de Alaska y la de los Trabajadores Migrantes y de Temporada), estudiarán cada solicitud para determinar si el concesionario está ateniéndose a todos los requisitos reglamentarios, inclusive los que rigen la compensación del personal. Cualquier propuesta de subvención en la que surjan dudas acerca del cumplimiento de este requisito será discutida con el concesionario y, si fuera necesario, devuelto a éste para ser modificado. Las Oficinas Regionales de ACF vigilarán el cumplimiento continuo de este requisito durante las visitas en terreno del PRISM, y mediante sus otras gestiones de recolección y análisis de datos, según proceda. Los concesionarios de Head Start son responsables de hacer cumplir este requisito a todas sus agencias delegadas.

Cada concesionario deberá establecer su propio método de asegurar el acatamiento de este límite de compensación. No hay necesidad por parte de los concesionarios de llevar a cabo un análisis del cumplimiento para todo el personal, ya que, en la mayoría de las agencias, hay pocas personas, si es que las hubiera, que alcancen siquiera ese Nivel Ejecutivo II. Los concesionarios deberían centrar su análisis sobre el personal ejecutivo, gerencial y administrativo, es decir, los directores ejecutivos o sus equivalentes, los directores ejecutivos adjuntos, los directores de Head Start, los ayudantes especiales o cualquier otro puesto, en el que la compensación del empleado junto con las prestaciones suplementarias podrían alcanzar el límite mencionado. Los concesionarios pueden desear, por ejemplo, como método, evaluar a todo el personal cuyo salario, una vez calculada la tasa promedio de las prestaciones suplementarias del concesionario, pudiese llegar al nivel límite de compensación del Nivel Ejecutivo II. Por ejemplo, un concesionario que ofrezca una tasa de prestaciones suplementarias del 40% debería examinar más minuciosamente al personal que tenga salarios de más de aproximadamente $115,000. Se recuerda a los concesionarios que la presente exposición es sólo una herramienta para ayudar a guiar sus gestiones y que cada concesionario es responsable de establecer sus propios protocolos, los cuales asegurarán el cumplimiento con el límite reglamentario sobre la compensación pagada de los fondos de la subvención de Head Start.

Como ya se describió, la compensación incluye tanto el salario como las prestaciones suplementarias. El salario de un empleado incluiría el salario base, las horas extraordinarias y cualquier bono/aguinaldo que recibiera. Las prestaciones suplementarias son los subsidios y servicios que ofrezca el empleador a sus empleados como compensación, además de los salarios y sueldos normales. Las prestaciones suplementarias incluyen, pero no se limitan a los costos de: las contribuciones o gastos para la seguridad social, el seguro del empleado, el seguro de accidentes de trabajo y del plan de jubilación. Además, algunos empleados del concesionario puede recibir otras formas de compensación, tales como, por ejemplo, unas vacaciones o boletos gratis para un evento deportivo. Este tipo de compensación debería también incluirse cuando se determina la compensación total del empleado.

Es importante resaltar que el límite de la compensación es aplicable a todo el personal que recibe cualquier parte de su paquete de compensación a partir de los fondos de subvención de Head Start. Para el personal cuyo puesto es totalmente financiado por las subvenciones de Head Start, es claro cómo implementar el límite. Estas personas pueden no recibir una compensación durante el año presupuestario 2005- 2006 que exceda el Nivel Ejecutivo II de $162,100. Para aquellas personas cuyo paquete de compensación es sólo parcialmente pagado por los fondos de Head Start, los concesionarios deberán hacer lo siguiente:

Calcular cuál es el porcentaje de las horas trabajadas por esa persona, según se determina, ya sea mediante un plan de asignación de costos o por una tasa de costos indirectos, que es pagado por Head Start. Multiplicar ese porcentaje por $162,100 – esa es la máxima compensación que ese empleado puede recibir conforme a la sección 205 de la ley de consignaciones. Para ilustrar mejor este punto, he aquí dos ejemplos:

• Un empleado trabaja para una agencia que es concesionaria de Head Start y cuya compensación total es $200,000. Esta agencia tiene un plan de asignación de costos y el 30% de la compensación de la persona (es decir, $60,000) se carga actualmente a Head Start. La agencia debe limitar la porción de la compensación de esa persona que se carga a Head Start a la cantidad de $48,630, o sea, 30% de $162,100. Por tanto, la agencia debe encontrar otras fuentes de fondos (que no sean de Head Start) para pagarle la diferencia de $11,370, si dicha agencia quiere continuar pagando a este empleado $200,000 al año.

• Por otra parte, un empleado trabaja para una agencia concesionaria de Head Start y la compensación total de esta persona es $200,000. La agencia tiene una tasa aprobada de costos indirectos del 12% y la compensación total de este empleado sale de los recursos comunes de los costos indirectos. Esta tasa de costos indirectos del 12% fue calculada dividiendo los costos totales indirectos por los costos totales directos del concesionario. En este ejemplo, el concesionario tiene costos indirectos de $1,200,000 y costos directos de $10,000,000 (y costos totales de $11,200,000). El concesionario tendrá que reducir sus costos indirectos por $37,900 –la diferencia entre $200,000 y $162,100—y volver a calcular la tasa de los costos indirectos que carga a su subvención de Head Start, o encontrar otra forma de limitar el tope máximo de los costos indirectos del concesionario para asegurar el cumplimiento con la Sección 205.

Por favor, fíjese que el tope máximo de compensación limita no solo la compensación del personal con los fondos de Head Start, sino que también establece eficazmente los mismos límites para los fondos paralelos no federales. Es decir, los concesionarios no pueden reclamar como una cuota no federal la cantidad que represente el valor del tiempo donado, si el valor de éste se determina usando la tasa de compensación que exceda la de un empleado del Nivel Ejecutivo II.

Este requisito es aplicable a todos lo salarios acumulativos pagados durante el año fiscal 2005 a partir de los fondos consignados conforme a la consignación del año fiscal 2005. Algunos concesionarios ya han recibido la renovación de la adjudicación de sus fondos para el AF 2005. Tales concesionarios deben estudiar su presupuesto del AF 2005 para asegurarse que ningún empleado reciba una compensación por encima del límite reglamentario. Si tiene algún empleado que sí reúne estas condiciones, tendrá que discutir la situación con la Oficina Regional y presentar un presupuesto modificado. Si cree que es posible que tenga tales empleados, deberá discutirlo con su Oficina Regional.

Los programas Head Start serán notificados en el futuro sobre cualquier cambio en la tasa de compensación del personal del Nivel Ejecutivo II.

ACF comprende que la mayoría de los concesionarios de Head Start pagan salarios y prestaciones razonables a sus empleados, y que serán relativamente pocos los empleados que serán afectados por el umbral reglamentario de la compensación del Nivel Ejecutivo II. No obstante, el Congreso ha agregado esta disposición en respuesta a situaciones concretas, en las cuales había personal del concesionario que ganaba salarios desmedidos. Todos debemos colaborar para asegurar que Head Start esté usando los recursos pagados por los contribuyentes para proporcionar servicios de alta calidad a tantos niños y familias como sea posible.

Le rogamos que remita cualquier pregunta acerca de esta Instrucción a su Oficina Regional.

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Joan E. Ohl
Commissioner
Administration on Children, Youth and Families