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Instruciones para los informes: Sistema de informes sobre las inscripciones de fin de mes

Normas generales para los informes

Se requiere que los concesionarios entren el número total de las inscripciones que correspondan a su subvención, al final del mes, como máximo, en las dos semanas posteriores del cierre del mes correspondiente.

• Informen del número total de inscripciones durante el último día de operaciones del mes para la agencia del concesionario (si éste opera un programa) además de los niños inscritos en las demás agencias delegadas que estén en operación. Observe que: Hay que informar del número de niños inscritos, no el número que estén presentes en el último día de operación.
• Informe tanto del número de inscripciones en Head Start, como en Early Head Start si ha recibido fondos para operar ambos programas. La página de informes brinda espacio para informar sobre ambos; no se le exigirá que entre más de un solo informe.

Cómo acceder al sistema de información sobre las inscripciones de fin de mes

1. Acceda al sitio en: https://pirweb.net/EOM.
1. El “ Username ” (nombre del usuario) es su número de subvención que contiene tanto letras como números (p.ej., 01CH1111-000). Aunque estamos recogiendo información para toda la subvención, aún necesitará entrar el número de identidad al final (-000) de la agencia/s delegada/s.
2. Entre su nombre de usuario
1. Su “Password” (Contraseña) es la misma que usa su programa para el Informe de Datos Actualizados (PIR). Si se le ha olvidado, pulse sobre “Forgot My Password” (Se me olvidó la contraseña) para recibir ayuda.
2. La contraseña que se usa por defecto (default) para los que la usan por primera vez (o sea los concesionarios que no hayan completado el PIR en línea) es “program”. Una vez que acceda al sistema, se le indicará cuando tenga que cambiar su contraseña a la que usted desee.
3. Entre su contraseña

Su página principal

La página principal para los informes de fin de mes ofrece una información resumida sobre su subvención, inclusive el número de subvención, nombre del concesionario y el año de inscripción para el que informa. La página principal también ofrece información sobre las fechas límite que se avecinan para dichos informes y se recalcan las fechas clave de cuando los informes actuales y futuros serán recogidos.

1. Compruebe que el número de subvención y el nombre del concesionario que se muestran en pantalla sean correctos.
2. Pulse sobre “Continue EOM” para continuar hacia la pantalla de entrada de datos.

Entre los números totales de su EOM (fin de mes)

Las inscripciones subvencionadas para su programa se pueden ver en la parte superior de la pantalla del sistema de informes de fin de mes. El número total de inscripciones subvencionadas se recoge de los datos del sistema de fondos planificados y se clasifican según sean para Head Start o Early Head Start. Repase los números para comprobar que sean correctos. Si hay alguna discrepancia, contacte con Xtria al 1-866-868-0719.

La pantalla para el informe consta de un espacio para entrar toda la inscripción que corresponde a la subvención en los últimos días de operación de octubre, enero y marzo. Se exige que todos los programas informen sobre los tres meses que se especifican, excepto los programas para migrantes y trabajadores de temporada, los cuales no hayan operado en uno o más de los meses correspondientes. Los programas para familias migrantes que no hayan operado en un mes concreto pueden usar la opción “Select a Month” (seleccionar un mes) para elegir otro mes.

1. Entre el número total de niños (y mujeres embarazadas en los programas Early Head Start) que fueron inscritos en el último día de operación del mes que se solicita.
1. Informe del número total de matrículas en Head Start y el de Early Head Start por separado en los campos correspondientes que se indican.
   
   Observe que: Las vacantes de menos de 30 días del último día de operaciones deberían contarse como niños matriculados.
   
2. Compruebe lo entrado con cuidado antes de proceder a pulsar sobre “Submit” (enviar) ya que no se podrán cambiar las cantidades totales tras haber pulsado dicho botón.
1. Si en cualquier momento se da cuenta que ha cometido un error en su informe, póngase en contacto con su Especialista del Programa en la Oficina Regional para solicitar una corrección. El contratista, Xtria, realizará cualquier cambio una vez que se reciba una notificación de la Oficina Regional.

Entre los comentarios exigidos

Se requieren comentarios para cualquier mes en el que el número de niños inscritos sea inferior al 90% del número total de inscripciones subvencionadas de su programa o más del 105% de dichas inscripciones. Si el número total de inscripciones de fin de mes es menor al 90% (o mayor del 105%) del número total de inscripciones subvencionadas que se hayan adjudicado, el sistema le avisará que debe entrar un comentario en el campo “Comments” para el mes correspondiente.

Vea sus resultados

Una vez haya presentado sus datos, verá un resumen de los datos actuales y pasados que se hayan presentado. El informe resumido incluirá el número total que se ha presentado hasta la fecha, en número y porcentaje del mismo. El porcentaje acumulado “Full enrollment” (inscripciones completas) se calcula comparando el promedio de los niveles de EOM para su subvención, con el nivel de inscripciones subvencionadas para el año.

Apoyo y asistencia técnica

Las preguntas técnicas sobre el sistema de informes de las inscripciones de fin de mes deberían dirigirse a Xtria al 1-866-868-0719.

Cualquier corrección a los datos de EOM requieren el apruebo por parte de la Oficina Regional del concesionario antes que Xtria pueda hacer un cambio en el sistema. Póngase en contacto con su Especialista del Programa si cree que ha presentado un número incorrecto.